項目采購和合同管理

一、引言。

項目采購和合同管理是站在買者的角度，處理從外部獲取貨物或服務(wù)時遇到的各種問題，涉及采購規(guī)劃、詢價規(guī)劃、詢價、選擇供應(yīng)者，以及合同管理等過程。這些過程的工作量大小和復(fù)雜程度因項目而異。很多項目不需耗費太多的精力，而工程和國防等本身就是采購的項目卻對此有很高的專業(yè)技術(shù)和經(jīng)驗要求。

20世紀(jì)80年代以來，技術(shù)的進(jìn)步大大提高了生產(chǎn)率，而經(jīng)濟全球化則為利用外部資源提供了便利。利用外部資源可以取得他人的技術(shù)，減少資金的投入，克服進(jìn)入他國市場的障礙，利用他人的地理優(yōu)勢，降低投資風(fēng)險，利用他人滿足客戶的急迫要求，保證穩(wěn)定的原料來源，提高交付能力等。要做到以上各點，項目管理人員必須提高采購和合同管理能力。在利用外部資源時必須注意防止流失關(guān)鍵技術(shù)，避免在簽訂和清算合同等方面耗費過多的資金、時間和精力，設(shè)法幫助承包商、分包商和供應(yīng)商降低成本。

二、采購和詢價規(guī)劃。

（一）采購規(guī)劃。

采購規(guī)劃就是考慮哪些資源（如人力、材料、設(shè)備等）須從外部取得，以及如何取得。許多研究或機構(gòu)內(nèi)部的小型項目都盡量利用本單位的資源，采購量不大，甚至無須從外部采購。但是，也有很多項目的主要工作需要由外人完成。世界上已經(jīng)有許多采購方式。單就貨物、工程和服務(wù)而言，就有國際或全國競爭性招標(biāo)、有限招標(biāo)、詢價采購、直接簽訂合同等。當(dāng)項目缺乏必要的人員和經(jīng)驗時，可以聘請他人代理。

對于待采購之物，應(yīng)當(dāng)考慮項目的要求、采購策略、技術(shù)要求、市場情況、項目其他方面的管理計劃、制約條件和假設(shè)，以及技術(shù)的發(fā)展等。采購規(guī)劃經(jīng)常要進(jìn)行自制外購分析、利用專家的判斷和選擇合同的類型。自制外購分析就是比較利用自身資源和從外部采購兩種方式的利弊。采購規(guī)劃結(jié)束時提出的采購計劃應(yīng)說明對欲采購的資源各個方面的具體要求，以便供應(yīng)者判斷自己能否滿足這些要求。采購計劃還應(yīng)說明如何對采購過程進(jìn)行管理。

（二）詢價規(guī)劃。

詢價規(guī)劃（亦可稱招標(biāo)規(guī)劃）就是對待采購之物提出具體的要求，查明有哪些來源可滿足采購要求。制訂詢價計劃時，要充分利用標(biāo)準(zhǔn)格式的招標(biāo)文件，包括標(biāo)準(zhǔn)合同條件和要求說明書。標(biāo)準(zhǔn)格式能夠合理地分配合同雙方的要求、利益、風(fēng)險和責(zé)任，可避免因不認(rèn)真履行合同而增加成本，避免因雙方缺乏信任而引起爭議，可以降低選擇承包人的成本，提高采購效率。標(biāo)準(zhǔn)格式還制訂了防止腐敗的條款。采購人員的道德品質(zhì)是保證項目采購成功的先決條件。

詢價規(guī)劃應(yīng)遵循如下原則：降低成本和提高效率、為所有的合格投標(biāo)人提供機會、促進(jìn)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展、采購過程透明。對于公共項目，尤其應(yīng)當(dāng)如此。在復(fù)雜的采購中，專家可以在如下方面發(fā)揮重要作用：確定采購和詢價方針與程序；審查項目班子采購與詢價能力、采購與詢價計劃、采購方式和采購（招標(biāo)）文件；就采購文件和投訴提出處理建議；批準(zhǔn)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的采購文件；維護(hù)采購監(jiān)督制度。采購文件一般要說明評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、采購文件的審查辦法和程序、評標(biāo)過程和評標(biāo)方法。

三、詢價和招標(biāo)。

詢價或招標(biāo)就是讓賣主根據(jù)采購文件的要求提出報價和建議。復(fù)雜的采購工作量大，耗費時間長，投入的資源多，需要具備專業(yè)知識和豐富的經(jīng)驗。詢價或招標(biāo)一般應(yīng)從記載賣主經(jīng)驗，財務(wù)狀況和組織結(jié)構(gòu)的名單中選擇詢價對象。詢價可以利用投標(biāo)人會議、刊登廣告，以及其他多種形式，從有意的賣主方面取得建議書（標(biāo)書、報價書）。

四、賣方選擇。

賣方選擇就是根據(jù)評標(biāo)準(zhǔn)則，接受一家承包商、供應(yīng)商或咨詢公司的標(biāo)書或建議書，并由其提供須采購的產(chǎn)品或服務(wù)。該選擇過程可能要反復(fù)多次。除了報價之外還要考慮和評價其他許多因素，包括投標(biāo)人的建議、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和本組織的各項方針。合同談判是選擇賣方的必要環(huán)節(jié)，要就雙方的責(zé)任、義務(wù)和權(quán)限，適用的法律、技術(shù)和經(jīng)營管理方法，以及合同價等取得一致意見。除了采購制度、程序和方法之外，賣方選擇的決策者道德品質(zhì)的高低，是能否選定符合采購文件要求的賣方的關(guān)鍵。一旦選定了賣方，就應(yīng)同其簽訂合同。合同的宗旨是，賣方向買方提供指定的產(chǎn)品或服務(wù)，而買方向賣方支付產(chǎn)品或服務(wù)的價款。

五、合同管理。

合同管理就是確保賣主的工作滿足合同要求，包括協(xié)調(diào)多個賣主之間的聯(lián)系。項目管理人員必須正確認(rèn)識自己采取和不采取行動的法律后果。當(dāng)賣主履行了合同義務(wù)，完成了規(guī)定的工作，就要及時驗收并向其支付款項。否則，賣方有權(quán)暫停工作，終止合同，甚至訴諸法律。

合同管理涉及項目管理的其他方面，例如監(jiān)視承包商在費用、進(jìn)度和技術(shù)表現(xiàn)；檢查并核對其工作成果是否滿足要求；保證變更經(jīng)過有關(guān)方面的批準(zhǔn)，并將其通知所有的有關(guān)方面。合同還應(yīng)明確支付條款。合同管理的基礎(chǔ)是合同、賣主的工作結(jié)果，以及賣主各種開銷的單據(jù)。因此，必須管理好與賣方之間往來的各種書面文件、合同變更和賣方的付款申請書等。合同管理要取得成功，就必須建立和堅持變更控制、賣方付款申請審查和支付制度。項目管理人員還要定期寫出進(jìn)展報告，以便高層管理人員隨時了解合同的履行情況。